Nos clients en parlent – Passer d’une gestion d’un magasin à un réseau de franchise avec Ginkoia

Regardez la vidéo de son témoignage dès maintenant :

 

Alexis Le Goff partage son avis sur la solution logicielle et le passage d’une gestion mono-magasin à un réseau de franchise avec Ginkoia.

Comment est née l’idée Bo Biclou ?

Bo Biclou est né de la passion du vélo qui nous a été transmise par notre par notre papa. On est passionné de VTT et on a vite compris que le vélo allait pouvoir accompagner nos vies : pour aller au travail, faire une pause le midi, prendre du plaisir le week-end.

L’envie de partager cette expérience c’est l’idée même de Bo Biclou finalement.

C’est quoi la « recette » Bo Biclou ?

L’idée principale au départ c’était de faire tester les vélos : un accueil sympa puis partir en vélo avec un accompagnant pour 20 à 25 minutes afin de trouver le vélo adapté au besoin du client.

Un mercredi soir, on a invité les copains à venir tester les vélos. On a fait une balade d’une heure et demie avec un apéro à la fin. On a donné rendez-vous à tous ces gens-là le mercredi suivant, et le mercredi d’après avec des clients, des prospects, des gens qui étaient intéressés par le vélo, d’autres pas du tout. Finalement on a créé une expérience vélo et on a compris que c’était ça le plus difficile et le plus sympa : monter sur les vélos et partager.

On s’est rapidement aperçu que l’expérience était très importante. Il fallait soigner le client de son arrivée jusqu’à son départ voire même après par des événements et un SAV aux petits oignons. Le but était de remettre le client au centre de l’expérience : de lui offrir un café, de l’accompagner en balade, de ne pas le précipiter sur le choix du vélo et de lui laisser le potentiel d’en essayer plusieurs.

L’expérience client au cœur de la stratégie digitale ?

Le site internet c’est un peu ce qui se trouve entre le catalogue Moustache et le magasin physique. On va retrouver les mêmes produits sur le site et en magasin. On va vraiment encourager le client à venir en magasin que ce soit pour de l’entretien de son vélo, pour des renseignements, pour des questions, pour des événements. Tout est fait pour que le client aille dans les magasins Bo Biclou.

Combien de magasins composent votre réseau ?

On a commencé en 2016 avec un magasin et c’est en 2019 que le deuxième s’est créé. Le premier magasin était à Montévrain. C’est un peu la maison mère, notre vitrine. Au bout de deux ans on s’est aperçu que le la recette fonctionnait. On a voulu tester en ouvrant un autre magasin pour être sûr que ce soit bien la recette qui fonctionne et pas l’équipe. Il se trouve que la recette a pris : c’était bien concept qui plaisait.

On a donc décidé, une année plus tard, d’ouvrir le champ des possibles et de créer un réseau de franchise. On a ouvert un troisième magasin, cette fois-ci à Cannes avec de la distance, pour s’assurer que les échanges se passaient correctement et qu’il y avait les bons flux d’informations. Cela a fonctionné, même à distance, et les relations avec nos fournisseurs étaient tout aussi bonnes.
Sur nos sept boutiques actuellement, il y en a trois en intégrées et quatre franchisées. On a également trois nouveaux projets qui devraient voir le jour avant la fin de l’année.

Pourquoi avoir choisi d’augmenter le nombre de magasins plutôt que d’agrandir celui existant ?

On avait éprouvé les 200 mètres carrés de Montévrain. On avait atteint le maximum de ce qu’on peut vendre. Alors deux choix se sont offerts à nous :

– Soit on déménageait et on passait à beaucoup plus grand. Dans ce cas, on perdait cette proximité avec le client, on organisait moins d’événements, on embauchait plus de vendeurs et on avait moins cette proximité avec les clients et notre équipe.

– Ou alors, on multiplie les points de vente à proximité de manière à progresser en termes de vente tout en continuant à satisfaire nos clients de A à Z .

On a choisi de multiplier les points de vente pour satisfaire les clients qui habitent à 60 km ou à 80 km et pour que la satisfaction client soit au rendez-vous dans toutes les boutiques.

Comment intégrer le réseau de franchise ?

On est ouvert à tous les profils : jeunes, moins jeunes, hommes, femmes, couples, pas couples, associés, pas associés… Peu importe, encore une fois le but c’est que le client soit satisfait. On veut des gens qui soient impliqués et si possible passionnés de vélo. C’est plus facile de transmettre sa passion quand on est soi-même impliqué par le sujet. Il n’y a pas de prérequis : gros ou petit apport, on s’en moque, tout est possible. On se contacte, on discute du projet, de l’implantation, de l’endroit et des motivations.

Dès le début de votre aventure, vous avez choisi Ginkoia ?

Non, on a vite vu les problématiques du premier logiciel, Excel, dans lequel on a fait nos armes. Au début, on faisait nos factures manuellement. Très rapidement le comptable nous a expliqué que ça ne marchait pas comme ça. On s’est donc tourné vers une autre solution, vosfactures.fr qui est un logiciel de compta. On avait un logiciel de facturation qui permettait de facturer nos clients et de leur envoyer des SMS. Il y avait déjà une première base mais on n’avait ni statistique, ni information sur les ventes. Au final, on n’avait que de la facturation. Il a fallu rapidement se tourner vers une autre solution.

C’est là que Ginkoia est apparu avec sa multitude de services. C’est ce qui nous a plu. Ça nous a paru un peu lourd au démarrage mais finalement, en tirant les ficelles, en se formant correctement, on apprécie vraiment l’outil. On est très content d’avoir mis ça en place au démarrage et pas au bout de la septième année.

L’arrivée de Ginkoia nous a vraiment permis de piloter l’activité, de prendre un peu de recul, d’arrêter d’être le nez dans le guidon et de pouvoir analyser ce qui se passe en magasin : marge, évolution des prix d’achat… On pilote beaucoup mieux notre marge et on peut gérer beaucoup mieux nos clients. On peut faire de la gestion en macro et gérer beaucoup d’aspects de l’activité grâce à Ginkoia.

Il y a l’atelier également. La gestion atelier paraît simple mais, sans logiciel, ce n’est pas évident de mesurer le temps qu’on passe sur un réglage dérailleur ou sur une révision de vélo. Est-ce qu’on est au juste prix ? Quelle marge dégage-t-on sur les accessoires ou sur les pièces détachées ? Et sur la main-d’œuvre ? Cet outil, c’est vraiment ce qu’il nous manquait.

Ginkoia nous a ensuite apporté, par la force des choses, l’outil de gestion des échanges entre les magasins. Ces échanges sont le socle Bo Biclou : pouvoir échanger son stock d’un magasin à un autre grâce à une expédition et grâce à une facturation qui se fait en deux clics. C’est vraiment l’élément majeur que nous a apporté Ginkoia.

Sur quels critères décisionnels s’est porté le choix Ginkoia ?

Facturation, gestion des stocks, le pilotage d’activité ainsi que les échanges de stocks entre magasins. On allait entrer dans cette phase où on allait avoir plusieurs points de vente et il fallait que ces échanges soient possibles. On a contacté plusieurs logiciels et peu ont su répondre à cette problématique de gestion multimagasins. Tous les logiciels permettent facturation, comptabilité et gestion de stock mais pas pour plusieurs magasins. Ginkoia a su répondre à énormément de nos critères et c’est même grâce à eux que l’on développe de nouveaux outils.

Dans la gestion de vos magasins, le logiciel est-il central ?

C’est vraiment la colonne vertébrale. C’est ce qui nous permet de piloter tous les magasins à distance, en tant que tête de réseau. C’est ce qui permet la fluidité entre les magasins, les échanges de stocks et le pilotage de chaque point de vente à distance. Pour nous tête de réseau, on peut accompagner, améliorer, gratter là où il faut que l’on gratte, aider ceux qui ont besoin d’accompagnement ou encourager ceux qui fonctionnent bien.

Quels sont les apports concrets avec l’arrivée de Ginkoia ?

On s’est aperçu qu’il y avait les problèmes en atelier qu’on a su corriger grâce à Ginkoia. Typiquement, le pilotage de la marge. Quand est-ce que l’on facture ou non la main-d’œuvre par exemple ? Sans Ginkoia on n’aurait pas su mettre le doigt dessus.

Grâce à cette solution on a pu améliorer l’atelier mais aussi la gestion de stock. On est passé de 0 à 99%. On a une vraie solution de pilotage : on sait dire exactement à l’instant T quel est le stock d’un magasin même s’il est à 800 km, quelle est la marge faite la veille, le mois dernier ou l’année dernière, le comparer au magasin X ou Y … On a vraiment un outil de pilotage.

En plus on développe de nouveaux outils pour pousser et aller de plus en plus loin dans l’expérience client : la réservation en ligne sur internet pour l’atelier par exemple. Il y a plein de petites choses, plein de ficelles qu’on est en train de tirer et de développer avec Ginkoia. Ça nous aide vraiment dans le pilotage de l’activité.

Comment se passe votre relation avec les services de Ginkoia ?

A tous les niveaux elle se passe très bien. Le premier service que l’on contacte le plus régulièrement c’est notre commercial pour le développement de nouveaux points de vente. Pour nous tête de réseau, notre commercial est très important. Les relations sont excellentes, il y a beaucoup de proximité, il vient régulièrement nous voir. Ça se passe vraiment très bien avec Jean Bernard – il nous accompagne dans les prochaines ouvertures de magasins.

Il y a surtout un service important chez Ginkoia, c’est le service après-vente : les personnes qu’on contacte quand on a un problème avec logiciel de caisse ou avec une gestion de stock ou quand on a une question. Il y a du répondant : ça répond au téléphone, ça apporte la réponse dans la minute. Si le problème est plus gros, on a la réponse dans la journée ou le lendemain. En tout cas il y a vraiment des gens qui s’interrogent sur nos problématiques et qui y répondent.

On a également des échanges de genre tableau rondes où on expose nos problèmes et nos besoins. Ginkoia y répond ou en tout cas tente d’y répondre en discutant, en se rencontrant, en essayant d’apporter des solutions que l’on vient corriger ou améliorer. C’est un vrai plus d’avoir un partenaire qui est à l’écoute de nous tout petit réseau.

Nous venons de lancer la fonctionnalité de « commande client ». En tant qu’utilisateur tu peux nous en parler ?

La commande clients est une option essentielle. Le principe même des magasins Bo Biclou, c’est de ne pas avoir de stock. On a des vélos en présentation dans le magasin mais très peu de stock. On est vraiment en flux tendu avec le fournisseur et nos transactions passent par la « commande client ». Lorsque le client entre en magasin pour acheter son vélo, il commande son vélo c’est à dire qu’il le réserve chez le fournisseur. Le vélo va transiter par chez nous avant d’arriver chez le client. Il y a toute cette phase de gestion de stock qui est importante et qui était difficile à gérer. Nous avons développé avec Ginkoia un outil de commande qui permet de dire : Mr X a commandé un vélo, ce vélo n’ai pas encore dans mon logiciel mais il est commandé chez le fournisseur. Je vais pouvoir traiter la commande. Après avoir reçu et préparé le vélo en magasin, je peux contacter le client de manière automatisée et l’encaisser sans qu’il y ait un seul problème de stock. Je peux faire mon inventaire à n’importe quel moment et je n’aurais pas de problème. Etant donné qu’on travaille quasiment que sur ce principe de commande au fournisseur, il nous fallait absolument cette fonctionnalité «commande client».

Ginkoia fait-il gagner du temps dans la gestion de vos magasins ?

Ginkoia nous permet vraiment de gagner du temps et de fluidifier les échanges. Il y a toujours une trace écrite pour les équipes, que ce soit à l’atelier ou dans la gestion de stock ou même la facturation. Ça permet vraiment de fluidifier les échanges entre collègues ou entre la tête de réseau et les magasins. C’est vraiment un avantage.

En un mot, tu peux nous résumer ce qu’est le logiciel Ginkoia pour Bo Biclou ?

Un excellent outil pour le pilotage d’activité que ce soit en mono-magasin ou en multi-magasin par la multitude d’outils et par les possibilités de développement que Ginkoia nous offre.

Votre fonctionnalité préférée ?

Gestion des stocks.

J’ouvre mon magasin, avec Ginkoia dès le début ?

Oui, pour la gestion des stocks. Au fil du temps on s’emmêle les pinceaux, on ne sait pas où on en est. Il n’y a aucun autre logiciel qui permet de scanner son article et de dire : je l’ai en stock, j’ai tant de marge, jusqu’où je peux me permettre de le vendre avec une remise etc.

Pour l’atelier également.

En fait, c‘est plein de petites choses qui font que c’est essentiel. Le changement après deux ou trois ans d’activité pour repasser sur un nouveau logiciel, c’est trop compliqué, le changement serait trop extrême.

-- Posté le 2 août 202319 avril 2024